Kilevo : ce que fait le logiciel d'indemnités kilométriques et pour qui

« Est-ce qu'un logiciel peut reconstituer mes trajets de l'année dernière à partir de mon agenda Google, sans que je ressaisisse quoi que ce soit ? » La question nous vient d'un consultant qui déclare ses frais au barème et qui, chaque mois de décembre, refait son journal kilométrique de mémoire. C'est le problème que Kilevo traite, et à peu près le seul.

Kilevo est un logiciel d'indemnités kilométriques en ligne qui lit les rendez-vous d'un agenda et en déduit les déplacements professionnels : chaque rendez-vous avec une adresse devient un trajet, la distance est mesurée par itinéraire routier, le barème fiscal est appliqué, et le tout sort en un PDF pour le comptable ou pour un contrôle. L'éditeur est un indépendant français, désigné comme personne physique dans les mentions légales, et le service est hébergé chez OVHcloud, à Roubaix. Le produit existe en français, en néerlandais et en anglais, avec les barèmes de la France, des Pays-Bas et des États-Unis.

Il vise les indépendants, les professions libérales et les très petites équipes, jusqu'à quatre comptes sur une facture. Dans notre rubrique, Axonaut, Indy, Pennylane ou Abby savent enregistrer une note de frais kilométrique une fois que vous la leur donnez ; aucun ne va la chercher dans votre agenda. C'est la place que Kilevo occupe, face à des outils dédiés comme Driversnote, Izika ou MileIQ.

Les modules et fonctionnalités de Kilevo

L'application tient en une seule page, « Mes trajets », avec un compteur en haut et cinq boutons en bas : Trajets, + Trajet, Dicter, PDF et Réglages.

La synchronisation d'agenda

Vous connectez Google Agenda ou Outlook en lecture seule, ou vous collez un lien ICS pour Apple Calendar, iCloud, un CRM ou un logiciel de cabinet. Vous cochez les calendriers à suivre et une date de départ, par défaut le 1er janvier de l'année précédente. La première synchronisation ramène d'un coup tous les rendez-vous passés qui portent un lieu, chacun transformé en aller-retour depuis votre adresse par défaut, avec le titre du rendez-vous comme motif.

Un rendez-vous sans lieu ne devient rien. Un lien Teams, Meet ou Zoom donne un trajet « Visio » à zéro kilomètre, jamais une distance inventée. Une adresse sans commune, « 23 place du Général Leclerc », est cherchée autour de votre domicile et marquée « adresse devinée » jusqu'à ce que vous la confirmiez ; un clic vaut alors pour tous les rendez-vous du même intitulé. Les abonnés sont resynchronisés chaque nuit ; sur le plan gratuit, c'est vous qui appuyez sur le bouton.

La dictée d'un trajet

Pour ce qui n'est pas dans l'agenda, le bouton Dicter accepte une phrase, tapée ou dite au micro : « Hier, aller-retour de chez moi à Bordeaux pour voir un client. » L'assistant en tire la date, le départ, l'arrivée, l'objet et le véhicule, vous montre la ligne comprise, et n'enregistre rien tant que vous n'avez pas validé. Il ne calcule ni distance ni montant : c'est le moteur de calcul, le même que pour les trajets importés, qui mesure et applique le barème. Une tournée se dicte de la même façon et se mesure étape par étape.

Le calcul automatique et les barèmes

Pour chaque trajet, l'outil connaît la distance, la puissance fiscale et la motorisation du véhicule, et il applique la formule de la tranche correspondant à votre distance annuelle cumulée. C'est l'erreur classique du calcul à la main qui saute : à 12 000 km, on n'additionne pas le tarif des 5 000 premiers kilomètres et celui des 7 000 suivants, on applique une seule formule à la totalité. Le lien « détail du calcul », sous le compteur, affiche la formule retenue par véhicule.

Trois pays sont gérés avec leur barème officiel : la France, voitures, motos et cyclomoteurs compris ; les Pays-Bas avec le taux unique au kilomètre de la Belastingdienst ; les États-Unis avec les taux de l'IRS par mile. La majoration de 20 % pour un véhicule électrique s'applique dès que le carburant est réglé sur « Électrique » : pour une voiture de 5 CV sous 5 000 km, le coefficient passe de 0,636 à 0,763, soit 3 052 € au lieu de 2 544 € sur 4 000 km. Un hybride n'y a pas droit, et l'outil le sait. Les barèmes sont conservés année par année, si bien qu'un trajet ancien reste calculé avec le barème de son année.

Les véhicules et les adresses de départ

Vous enregistrez autant de véhicules que nécessaire, et chaque trajet porte le sien. Les tranches se comptent par véhicule, comme l'exige l'administration : deux voitures à 4 000 km chacune restent dans la première tranche, alors qu'une seule à 8 000 km bascule dans la deuxième. Le carnet d'adresses accepte plusieurs points de départ, maison, cabinet, agence, dépôt, dont un par défaut ; les trajets importés partent toujours de celui-là, et le nom donné à chaque adresse sert à la dictée : « ce matin, parti du cabinet » suffit.

L'exclusion des trajets personnels

Un rendez-vous chez le dentiste importé par erreur se retire d'un clic sur sa pastille « Compté », qui passe à « Exclu ». Le trajet reste visible, grisé, ses kilomètres sortent du compteur et du PDF, et aucune synchronisation ne le remettra dans le calcul. L'outil ne décide jamais du caractère professionnel d'un déplacement : il importe tout ce qui a un lieu, et la sincérité du journal reste la vôtre.

Les péages, parkings et justificatifs

Un frais se rattache au trajet qui l'a causé : un montant, une date, une description, et si vous voulez le reçu, en JPG, PNG ou PDF, dans la limite de 10 Mo par fichier. Sur téléphone, le champ ouvre directement l'appareil photo. Il n'y a pas de lecture automatique du ticket. Vous saisissez le montant que vous avez vérifié, le fichier vient l'appuyer ; l'éditeur assume ce choix, un montant lu de travers sur une photo floue valant moins qu'un montant relu.

L'export PDF et le reste à percevoir

Le bouton PDF produit un bilan mensuel ou annuel. Le bilan annuel contient, dans l'ordre : la synthèse par véhicule avec la formule imprimée, les frais annexes, les remboursements perçus, un bloc de certification à dater et signer, le détail chronologique des trajets, puis les justificatifs en annexe, un par page. Le bilan mensuel ajoute le delta du mois à côté du cumul annuel, ce que demande un service de paie.

Le volet Remboursements tient en trois lignes : le dû à la fin de la période, ce que vous avez noté comme déjà perçu, et le reste à percevoir. Un indépendant que personne ne rembourse ignore cette tuile. Il n'existe pas d'export CSV, et l'éditeur le dit lui-même plutôt que de vous le laisser découvrir au premier bilan.

Interface et prise en main

Comptez deux minutes entre l'inscription et le premier trajet calculé, sans carte bancaire. Trois réglages suffisent, proposés dans l'ordre par un guide d'accueil : une adresse de départ, un véhicule avec sa puissance fiscale lue en case P.6 de la carte grise, un agenda. Le compteur est utilisable dès la première minute, puisque l'historique arrive déjà calculé.

Il n'y a pas d'application à télécharger. Kilevo s'ouvre dans le navigateur du téléphone et s'installe sur l'écran d'accueil comme une application web, avec la même interface que sur ordinateur. La langue de l'interface, français, néerlandais ou anglais, est indépendante du pays de référence des barèmes.

Intégrations et connectivité

Les entrées sont les agendas : Google Agenda et Outlook, Microsoft 365 compris, en connexion directe ; Apple Calendar, iCloud et tout logiciel qui publie un lien ICS ou webcal, par abonnement ; un fichier .ics pour un import ponctuel. Plusieurs agendas cohabitent dans la même liste de trajets.

Les sorties se limitent au PDF. Il n'y a ni connexion vers un logiciel de comptabilité, ni export tableur, ni API publique : le document se transmet tel quel au comptable, qui le saisit de son côté. Les distances viennent de Google Maps ; le géocodage des adresses françaises s'appuie sur la Base Adresse Nationale, comme le déclare la fiche de réutilisation déposée par l'éditeur sur data.gouv.fr. Le paiement passe par Stripe.

Conformité et sécurité des données

Ce que l'administration attend d'un journal kilométrique tient en quelques lignes : la date, le départ, l'arrivée, la distance, le motif professionnel et le véhicule pour chaque déplacement, un barème cohérent avec la puissance fiscale de la carte grise, et des frais annexes limités aux péages, au stationnement et aux intérêts d'emprunt. Le PDF de Kilevo est bâti pour cette lecture, et l'éditeur recommande de conserver les bilans annuels trois ans.

Les droits demandés à Google et à Microsoft sont des droits de lecture seule : l'outil ne peut ni créer, ni déplacer, ni supprimer un rendez-vous. Du rendez-vous, il conserve le lieu, la date, les horaires et le titre ; la description est lue mais jamais stockée ; les participants et les pièces jointes ne sont ni lus ni conservés. La suppression du compte se fait soi-même depuis le profil, une fois l'abonnement annulé ; elle est immédiate et irréversible.

Les tarifs de Kilevo

La facturation est annuelle, sans période d'essai puisque le plan gratuit n'expire pas. Au-delà des cinq trajets mensuels du gratuit, les trajets sont enregistrés, mis de côté, et réintégrés rétroactivement le jour où vous prenez un abonnement. Duo, Trio et Quad ne sont pas des tarifs par utilisateur : 129 € couvrent deux comptes, pas 129 € chacun. Le souscripteur invite une, deux ou trois personnes, chacune reçoit un compte complet et autonome, et personne ne voit les trajets des autres.

Les points forts de Kilevo

• Le rattrapage du passé, que les applications GPS ne peuvent pas suivre : un compte ouvert en juin lit l'agenda depuis le 1er janvier de l'année précédente.
• Le motif professionnel rempli tout seul, puisqu'il vient du titre du rendez-vous, là où un suivi GPS sait que vous avez roulé sans savoir pourquoi.
• Le calcul par tranche et par véhicule, conforme à la règle fiscale, avec la formule imprimée dans le PDF.
• Les adresses douteuses signalées « adresse devinée » plutôt qu'enterrées dans un total.
• La transparence sur ce que l'outil lit dans l'agenda, permission par permission, rare dans la catégorie.
• Un prix de 69 € par an pour un indépendant, sous les outils dédiés qui facturent au mois.

Les limites à connaître

Kilevo est un outil mono-tâche. Il ne facture pas, ne tient pas de comptabilité, ne gère pas les autres notes de frais ; un repas client ou une nuit d'hôtel n'y ont pas leur place, et le PDF se ressaisit chez le comptable faute d'export tableur.

Il dépend entièrement de la qualité de l'agenda. Un rendez-vous sans lieu ne devient pas un trajet, une adresse sans commune demande une confirmation, et l'artisan qui passe chez un fournisseur sans le noter nulle part ne verra rien apparaître. L'éditeur le reconnaît dans son propre comparatif face à Driversnote : si vos déplacements ne sont pas dans un agenda, prenez un suivi GPS. Il n'y a d'ailleurs pas d'enregistrement GPS en arrière-plan, à la différence de Driversnote ou de MileIQ, et pas d'application native ; la distance est un itinéraire Google Maps, pas un kilométrage mesuré sur la route.

L'offre s'arrête à quatre comptes, sans circuit de validation ni tableau de bord central : un manager qui veut approuver les trajets de son équipe doit regarder du côté de l'offre Team d'Izika. Le plan gratuit, à cinq trajets par mois, est deux fois moins large que celui d'Izika et trois fois moins que celui de Driversnote. Trois pays seulement sont couverts, et le barème appliqué reste celui du pays de référence du compte, même pour un trajet fait à l'étranger.

Pour quelles entreprises Kilevo est-il adapté ?

Le profil qui y gagne le plus est celui dont l'agenda est déjà le relevé : consultant, agent commercial ou immobilier, infirmier libéral, formateur, toute personne dont chaque déplacement correspond à un rendez-vous avec une adresse. Le cabinet de deux à quatre associés qui mutualise un pack, ou le dirigeant de TPE qui équipe deux salariés itinérants sans vouloir valider leurs trajets, sont dans la cible. La structure avec une activité aux Pays-Bas ou aux États-Unis y trouve un barème que les outils français n'ont pas.

Doivent regarder ailleurs : l'artisan, le livreur ou le technicien dont les trajets ne s'écrivent dans aucun calendrier ; l'entreprise de plus de quatre personnes sur la route, ou celle qui veut un flux d'approbation ; et l'indépendant qui veut regrouper ses frais kilométriques avec sa facturation et sa comptabilité, mieux servi par un outil tout-en-un comme Axonaut ou Indy, quitte à y saisir ses trajets à la main.

Retours utilisateurs et satisfaction client

Aucune note publique, aucun nombre d'utilisateurs et aucun témoignage n'est publié, ni par l'éditeur ni sur les plateformes d'avis. Ce que l'éditeur montre tient en trois choses. Une démonstration vidéo de quatre minutes, en voix off générée sur des écrans réels d'un compte de démonstration, qui va de l'inscription au PDF pour le comptable. Une aide en ligne d'un peu plus de soixante-dix questions, une page par question, dont plusieurs répondent à l'inverse de ce qu'on attend d'un éditeur : « l'IA ne calcule pas les kilomètres », « pas d'export CSV », « un rendez-vous sans lieu n'est pas importé ». Et deux comparatifs signés de sa main face à Driversnote et Izika, où il écrit dans quels cas il faut choisir le concurrent.

Notre évaluation de Kilevo

Kilevo est le bon choix pour l'indépendant ou la très petite équipe dont les déplacements sont des rendez-vous notés dans Google Agenda, Outlook ou un calendrier ICS, et qui veut un journal kilométrique défendable en contrôle sans jamais ouvrir un tableur. À partir d'une vingtaine de trajets par mois, Solo à 69 € par an s'amortit dès la première année reconstituée, et le pack Quad à 239 € reste sous le prix d'un seul abonnement mensuel chez la plupart des concurrents.

Un autre outil l'emporte dans trois cas. Vos trajets ne sont pas dans un agenda : Driversnote ou MileIQ, avec leur suivi GPS, feront le travail que Kilevo ne peut pas faire. Vous roulez peu et voulez rester gratuit : les dix déplacements mensuels d'Izika valent mieux que cinq. Vous encadrez une équipe et devez valider ses trajets : Kilevo n'a pas de manager, et n'en aura pas d'après ce que l'éditeur écrit.

Questions fréquentes

Kilevo fonctionne-t-il sans agenda ?

Oui. L'agenda est le mode le plus automatique, mais deux autres entrées existent et se combinent : la dictée d'une phrase, au clavier ou au micro, et le formulaire « + Trajet » avec date, heure, départ, arrivée, véhicule et objet. Il faut seulement une adresse de départ par défaut et un véhicule enregistré. Une tournée dictée avec trois étapes est mesurée segment par segment.

Combien coûte Kilevo pour un indépendant seul ?

Le plan gratuit compte cinq trajets par mois, sans carte bancaire et sans date de fin. Solo coûte 69 € par an, facturés en une fois, et débloque les trajets illimités, la synchronisation chaque nuit, l'import de l'année précédente et le suivi des remboursements. Les trajets mis de côté sur le plan gratuit sont réintégrés à la souscription.

Kilevo peut-il modifier ou supprimer mes rendez-vous ?

Non. Les autorisations demandées à Google et à Microsoft sont des droits de lecture seule, et un lien ICS est par nature un lien de lecture. Exclure un trajet, corriger une adresse ou changer de véhicule dans Kilevo ne touche jamais le rendez-vous d'origine. Du rendez-vous, quatre données sont conservées : le lieu, la date, les horaires et le titre.

Le PDF de Kilevo suffit-il en cas de contrôle URSSAF ?

Le document reprend ce que l'administration regarde : le détail des trajets avec date, objet, départ, arrivée, véhicule et kilomètres, la formule du barème imprimée par véhicule, les péages et parkings annexés avec leur reçu, et un bloc de certification à signer. L'éditeur recommande de conserver les bilans annuels trois ans. Le caractère professionnel de chaque trajet reste sous votre responsabilité.

Kilevo gère-t-il les véhicules électriques et plusieurs voitures ?

Oui. La majoration de 20 % du barème s'applique dès que le carburant du véhicule est réglé sur « Électrique » ; un hybride reste au barème ordinaire. Vous pouvez enregistrer autant de véhicules que nécessaire, chaque trajet porte le sien, et les tranches de distance se calculent véhicule par véhicule, comme l'exige l'administration.